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Les compétences nécessaires pour devenir secrétaire de direction
Pour devenir secrétaire de direction, vous devez avoir une bonne capacité d’adaptation, un grand sens du relationnel et une bonne résistance au stress. En effet, savoir s’adapter à toute type de structure et être capable de prendre facilement sous son aile de nouvelles missions est une compétence grandement appréciée par les recruteurs. Des compétences relationnelles permettront d’échanger et de communiquer avec aisance à l’oral comme à l’écrit avec de nombreux interlocuteurs : clients, visiteurs, responsable(s), collègues, collaborateurs ou autres fournisseurs. Quant à la gestion du stress, elle sera bien utile pour respecter des délais parfois réduits et jongler entre des missions sans réelles rapport les unes avec les autres. Un excellent sens de l’organisation et une appétence prononcée pour la polyvalence devraient grandement faciliter le travail du secrétaire de direction. Devenir secrétaire de direction implique également de bonnes compétences rédactionnelles pour pouvoir rédiger des rapports, des mails ou des comptes-rendus dans une orthographe irréprochable. Le secrétaire de direction doit bien sûr avoir une très bonne maîtrise de l’outil informatique, en particulier des logiciels bureautiques du Pack-Office (Word, Excel, PowerPoint). Des connaissances en comptabilité, en gestion financière, en ressources humaines, mais aussi en communication lui permettront de faciliter son insertion professionnelle dans des structures nécessitant une certaine polyvalence. Enfin, le secrétaire de direction doit être familier avec l’univers dans lequel il exerce : médical, industrie, immobilier, environnement… Un minimum de connaissances sur son secteur d’activité lui permettra notamment d’asseoir sa crédibilité lors des échanges avec la clientèle.
Etudes et formation
On trouve aujourd’hui de plus en plus de formations en rapport avec les métiers du secrétariat. Il est ainsi possible de rejoindre une formation de secrétaire de direction dans un organisme de formation proposant des cours à distance ou en présentiel. Les prérequis pour pouvoir y accéder peuvent varier selon les centres de formation : certains nécessiteront l’obtention d’un niveau CAP, d’autres exigeront des candidats un niveau Bac. Pour ce qui est de la durée de ces formations professionnelles, là encore chaque centre de formation dispose de son propre programme : 6 mois, 8 mois, 1 an… La période de formation peut évoluer selon le format choisi : une formation de secrétaire de direction à distance peut se suivre à son propre rythme, c’est à dire de manière intensive et accélérée ou au contraire de manière plus « light » et étalée dans le temps. La voie de l’alternance est souvent envisageable dans ce type de formation, il s’agit sans nul doute de la meilleure des manières de se former à un métier et d’acquérir des compétences professionnelles avant même de décrocher un premier CDD ou CDI.
Formation subventionnée
